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Wie druckt man eigentlich im papierlosen Büro?


Jeden Tag erreichen uns Millionen E-Mails. Wir arbeiten uns durch Massen an PDFs, Word- und Excel-Dateien, klicken uns durch PowerPoint- oder Keynote Präsentationen, recherchieren digitale Inhalte im Internet. Klingt erstmal sehr digital. Vom papierlosen Büro sind wir dennoch weit entfernt. Aber warum eigentlich?

Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt 244 Kilogramm Papier pro Jahr. Damit sind wir, was den Verbrauch von Papier angeht, Weltspitze. Aber warum sind wir Deutsche so leidenschaftliche Drucker?

 

Das papierlose Büro wäre technisch einfach umsetzbar

Die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro sind bereits seit Jahren vorhanden. Es gibt etliche Tools die eine Intelligente Dokumentenverwaltung realisieren können. Die verschiedenen Lösungen sind alle ähnlich aufgebaut. Neben der Verwaltung von bereits digitalen Dokumenten, soll der Anwender auch alle analogen Dokumente digitalisieren. Das bedeutet einscannen und mit Schlagworten versehen, um die Dokumente später auch wiederzufinden. Ganz einfach – zumindest in der Theorie der Entwickler. In der Realität sieht es jedoch anders aus.

Nach einer Umfrage der Bitkom, scannen nur 6% aller Befragten regelmäßig ihre Dokumente zur Archivierung. Anwender sehen den Aufwand einer Digitalisierung in keinem Verhältnis zum Nutzen. Bevor das jahrelang angesammelte Archiv digitalisiert wird, ist es für viele einfacher, neue digitale Dokumente einfach auszudrucken.

Es fehlt an Handlungsbedarf

Auch stellen sich viele Nutzer die Frage, wie oft man dieses digitale Archiv überhaupt nutzen wird. Klar sucht man immer mal wieder nach einem verschollenen Beleg, jedoch ist das ein Grund alles umzustellen?

Die meisten Nutzer sehen für das papierlose Büro einfach keinen Handlungsbedarf, obwohl dieser, gerade mit der jährlichen Steuererklärung, vorhanden wäre. Und würdet ihr euch nicht auch besser fühlen, statt dem Schuhkarton, einfach ein PDF an den Steuerberater zu übergeben?

Papier weckt Emotionen

Auch psychologisch gesehen stellt die Digitalisierung ein weiteres Problem dar. Emotional gesehen hat Papier für uns einen sehr hohen Stellenwert. Durch einfaches Ausdrucken eines Dokuments wird eine Aufgabe, im wahrsten Sinne des Wortes, greifbar für uns. Das ausgedruckte analogisierte Dokument auf dem Schreibtisch macht sichtbar, was zu tun ist und was wir schon geschafft haben. Wir fühlen uns einfach produktiver und sicherer mit einer Dokumentenmappe in der Hand.


Trotzdem Papier sparen

Wenn wir das papierlose Büro auch in nächster Zeit nicht erreichen werden, haben wir hier zumindest ein paar Spartipps für euch zusammengestellt, die euren Papierverbrauch senken können:


Think before you Print:

Stellt euch einfach vor dem Ausdrucken einer Seite die Frage „Brauche ich diesen Ausdruck wirklich?“


Doppelseitig ausdrucken:

Wenn euer Drucker Duplexdruck unterstützt, könnt ihr mit dieser Einstellung euren Papierverbrauch mit einem Klick halbieren!


E-Mails statt Briefe

Überprüft einfach mal die Möglichkeiten, wo ihr in der Firmeninternen und -externen Kommunikation, Briefe und Faxe durch E-Mails ersetzen könnt.

 

 

 

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